Nyrkkisääntöjä kirjanpitäjälle

Kirjanpidon ja toimintakertomuksen tietojen keskinäinen loogisuus on syytä aina tarkastaa. Tilinpäätösaikaan sattuu huolellisimmallekin isännöitsijälle helposti kiireestä johtuen lipsahduksia jotka kirjanpitäjän voi olla helppo huomata muutamien minuuttien lukemisella.

Käytännössä on isännöitsijä muistilipsahduksesta johtuen esimerkiksi joskus väittänyt toimintakertomuksessa yhtiön tilikauden korjaustoimintaa selvitettäessä tietyn hankkeen toteutetuksi vaikka tosiasiassa se oli tilinpäätöshetkellä vasta siinä vaiheessa, ettei ensimmäistäkään kolmesta urakkaerästä vielä oltu laskutettu. Mikäli kirjanpitäjä olisi lukenut toimintakertomuksen, olisi hän voinut kehottaa muuttamaan toimintakertomuksen sanamuotoa ja pyytää lisäämään liitetietojen tehtyihin sitoumuksiin kyseisen aloitetun hankkeen urakkasopimuksen mukaisen hinnan. Muuttamattomana tilinpäätös ja toimintakertomus olisivat antaneet sikäli virheellisen kuvan yhtiön taloudellisesta asemasta, että tilinpäätöksen lukija – esimerkiksi osakkeenostajakandidaatti – olisi voinut olettaa, ettei kyseisestä hankkeesta enää seuraavalla tilikaudella aiheutuisi menoja.

- Selvitä isännöitsijän kanssa jo ennen ensimmäisten hankkeeseen liittyvien suunnittelumenojen kirjaamista mitä tarpeita hankkeen toteutumisen asiallinen, tehokas ja mahdollisimman vaivaton seuraaminen ja tilinpäätöstiedottaminen edellyttävät. Ei missään tapauksessa kannata tiliöidä erityyppisiä hankkeen menoja – puhumattakaan samanaikaisista eri hankkeista – samalle tilille. Menettelystä aiheutuu merkittävästi lisätyötä ja sen on käytännössä todettu lisäävän merkittävästi virheiden ja sekaannusten riskiä.

- Tee hankkeeseen liittyvien kirjausten yhteyteen kunnon selitteet jotta myöhemmät selvittelyt helpottuvat

- Lue pääkirja ajatuksella kuukausittain verraten sitä suunnitelmiin ja keskustele omituisuuksista välittömästi isännöitsijän kanssa. Virhesuoritukset ym. urakoitsijoille ovat usein aiheuttaneet tappioita jos ne on huomattu vasta urakan päättymisvaiheessa: Urakoija on saattanut mennä konkurssiin tai ainakin rahojen takaisin perintä viimeisen maksusuorituksen jälkeen voi olla työlästä.