Nyrkkisääntöjä isännöitsijälle

Aloita toimintakertomuksen ja liitetietojen suurta hanketta koskevien tietojen tuottamisen valmistelu jo ennen hankkeeseen ryhtymistä:

- Dokumentoi suunnitelmat ja suunnitellut menot sekä niiden taustalla olevat tiedot ja laskelmat hyvin.

- Vertaa juoksevasti jo tilikauden aikana toteutuneita lukuja suunnitelmiin ja laadi suppeat kommentit merkittävien poikkeamien syistä. Tee se niin, että voit mahdollisimman vähällä lisätyöllä tehdä aikanaan hankkeen toteutumista koskevat selvitykset niin osakastiedotteisiin kuin tilinpäätöksien toimintakertomukseen ja liitetietoihin.

- Laadi toimintakertomuksen suurta hanketta koskeva selvitysosa heti kun se on mahdollista. Älä lykkää asiaa tilinpäätöksen laatimisvaiheeseen mikäli hanke valmistuu niin, että voit hoitaa asian kuntoon aiemmin. Viime hetken kiire on kunnollisen tiedottamisen pahin vihollinen.

- Jos hankkeen toteutus jatkuu useamman tilikauden, muista laatia keskeneräisestäkin hankkeesta selvitys ja tilinpäätöksen laatimishetkellä olemassa olevien tietojen varassa laadittu arvio siitä miten hanke näyttäisi todennäköisesti kokonaisuudessaan toteutuvan olettaen, ettei yllättävää ilmene jatkossa. Muista kuitenkin esittää tarvittavat varovaisuuden edellyttämät varaumat jottei jälkikäteen voida väittää annetun liian optimistista kuvaa hankkeesta.

- Ja ennen kaikkea: Älä unohda suurta hanketta silloinkaan kun se on vasta lähestymässä eikä silloin kun se on jo ohi, mutta takuuaika ei ole päättynyt – ja hanki ajoissa pidennystä vakuusjärjestelyihin, jos hanke tai sen takuuaikaisten asioiden hoito viivästyy. Toimintakertomus- ja liitetietosäännökset edellyttävät tietoa hankkeesta riittävän ajoissa etukäteen ja riittävän pitkään jälkikäteen.

Ja jos tuo kaikki tuntuu joutavalta: Kokemuksen mukaan tapa pysähtyä toistuvasti pohtimaan asioiden etenemistä ja mahdollisia erityistarpeita on usein ollut osoittautunut hyödylliseksi myös varsinaisen hankkeen toteutuksen onnistumisen kannalta.

Muista käyttää hyväksesi kirjanpitäjän, juristin ja rakennusteknisen asiantuntijan tietämystä: Kaikilta näiltä on syytä pyytää arviota siitä, voiko joku heidän tietoonsa tullut seikka aiheuttaa riitaisuuksia, vastuuongelmia tms. Kun kaikille näille toimintakertomus- ja liitetietosäännökset ovat ainakin osin vieraita, kannattaa erityisesti mainita mm. siitä, että myös tilinpäätöshetken jälkeiset tapahtumat ovat tässä tilanteessa tärkeitä ottaa huomioon.