Nyrkkisääntöjä hallituksen jäsenille

Vaikka ammatti-isännöitsijällä luonnollisesti on keskeinen asema, ei hallituksen tule unohtaa vastuutaan tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen osaltakaan. Tilinpäätösaika on tyypillisesti kiireistä ja silloin voi parhaillekin isännöitsijöille sattua unohduksia ja virheitä. Muun muassa seuraavien muistaminen auttaa hallitusta estämään merkittäviä ongelmia:

Älä koskaan allekirjoita asiapapereita lukematta niitä läpi ajatuksella. Erityisesti tämä koskee toimintakertomuksen ja liitetietojen suuria hankkeita koskevia tietoja: Onko tiedossasi sellaisia merkittäviä seikkoja, joita ei ole mainittu – ja toisaalta onko joukossa tietoa, joka on virheellistä tai ei mukaan kuulu. (Joskus on jopa jäänyt toimintakertomukseen edellisen vuoden tekstipohjasta laaja selvitys edellisenä vuonna selvitetyistä merkittävistä tapahtumista, vaikkeivät ne olleet enää tilikaudella ajankohtaisia.)

Tee tilikauden aikana lyhyitä muistiinpanoja keskeisimmistä ongelmista, poikkeuksellisista tapahtumista, päätöksistä ym. jotta voit käyttää sitä muistilistana tilinpäätöspakettia lukiessasi.

Kiinnitä huomiota erityisesti myös uuden tilikauden puolella vastaaviin seikkoihin: Säännökset edellyttävät erityisesti, että niistäkin annetaan tietoa toimintakertomuksessa. Erityisesti tulee muistaa, että liitetietoina tulee kertoa tehtyinä sitoumuksina sellaisista sopimuksista, jotka on tehty, mutta joiden kulut syntyvät vasta uudella tilikaudella.

Huolehdi siitä, että valmiista suuresta hankkeesta tehdään tilinpäätöstä ja toimintakertomusta varten valmis osuus heti kun mahdollista eikä vasta tilinpäätöksen laatimisvaiheessa. Ja että usealle tilikaudelle jakautuvasta suuresta hankkeesta annetaan tietoa myös niissä tilinpäätöksissä jolloin se ei ole vielä valmistunut.