ASUNTO-OSAKEYHTIÖN TILINPÄÄTÖS - Toimintaohjeita hallituksen jäsenille

Seuratkaa ja kommentoikaa tekeillä olevaa vuoden vaihteen tienoilla ilmestyvää kirjasta jossa Ilkka OT Tähtinen selvittää asioita pykäliä mukaan sekoittamatta tavallisille hallituksen jäsenille.

Tavoitteena on runsaiden käytännön esimerkkien avulla havainnolistaa millaisiin asioihin hallituksen jäsenten kannattaa kiinnittää huomiota jotta tilinpäätösten laatu varmistuisi: Osakkaat saisivat todella riittävästi oikeata tietoa päätöksenteolleen.

Samalla osoitetaan, miten tilikauden aikana tapahtuva tilinpäätökseen valmistautuminen auttaa tehostamaan myös uuta hallituksen työskentelyä taloyhtiön hoidon parantamiseksi.

Vihdoin on tulossa nimenomaan hallituksen jäsenille tarkoitettu nopea tapa saada ilman laajoja periaatteiden- ja yksityiskohtaiten säädösten selvittelyä käytännön esimerkkien avulla tietoa siitä, minkätyyppisiin asioihin kannattaa ammatti-isännöitsijän kanssa toimittaessa kiinnittää erityistä huomiota ja miten toimia käytännössä.

Palautetta toivotaan nyt laadintavaiheessa. Pyrimme mahdollismman käytännölliseen tietolähteeseen ja työvälineeseen hallituksen jäsenille.

Mikäli haluatte osallistua kirjasen kehitystyöhön liittyviin lähiaikoina hallituksen jäsenille järjestettäviin maksuttomiin palavereihin joissa keskustelun pohjaksi esitellään ajankohtainen versio julkaisuhahmotelmasta, ottakaa yhteyttä suoraan Ilkka OT Tähtiseen (0400-413350) sopiaksenne järjestelyistä.

Otamme mielellään palautetta seuraavassa esitetyn johdosta myös sähköpostitse osoitteeseen ilkka.tahtinen (at) asoytilintarkastus.fi

Sivun alkuun

SISÄLTÖ

Esipuhe
Mihin kiinnittää huomiota isännöitsijän tilinpäätösehdotuksessa
Tilinpäätökseen valmistautuminen käytännössä
- Talousarviota laadittaessa
- Päätöksenteon yhteydessä
- Sopimusmuutosten yhteydessä
- Erityisten tapahtumien johdosta
- Toteutuneen aiheuttamat poikkeamat suunnitellusta
- Poikkeavien tapahtumien vaikutus talousarvioon ja tuleviin päätöksentekotarpeisiin

Olennaisuusperiaatteen noudattamisesta

Valmistautuessa hankitun tiedon hyödyntäminen muussa hallitustyössä

Liitteet

- Korjata hallituksissa yleinen virheellinen kuva taloyhtiön tilinpäätöksestä rakettitieteenä. Hallituksen jäsenenä toimivan osakkaan ei tarvitse opetella yksityiskohtaisia tilinpäätössäädöksiä eikä kirjanpitoteoriaa ollakseen merkittävästi hyödyksi tilinpäätökseen liittyvissä asioissa.

- Osoittaa sekä yhtiölle että sen osakkaille olevan - paitsi hyvän tilinpäätöksen - myös yhtiön tehokkaan hoidon kannalta tärkeätä, että hallituksen jäsenet valmistautuvat tilinpäätökseen kunnolla.

Kirjanpitolain ja asunto-osakeyhtiölain tilinpäätökseen liittyviä pykäliä on useita kymmeniä. Kirjanpitolautakunta on esittänyt kannanottoja, kirjanpidosta ja tilinpäätöksestä on kirjoitettu laajasti ja yksityiskohtaisesti. Hallituksen jäsenen toiminnan kannalta kuitenkin riittää pitkälle seuraavan tiivistelmän pitäminen mielessä:

Tilinpäätökseen liittyvien säännösten tavoite on ensisijaisesti varmistaa, että lukijalle annetaan olennaisesti oikea ja riittävä kuva taloyhtiön taloudesta ja kiinteistön kunnosta sekä niihin liittyvistä merkittävistä tulevista tarpeista.

Niinpä yhtiön toimintaa seuraava hallituksen jäsen kykenee antamaan tärkeän panoksen riittävien tietojen antamisen varmistamiseksi: Terve järki ja huolellisuus riittävät pitkälle.

Tilinpäätöksen asiallisuuden varmistamisen edellyttämää paneutumista on järkevää hyödyntää myös yhtiön toiminnan ohjaamisessa ja yleisen päätöksenteon valmistelussa.

Tilinpäätöstyö tukee tehokkaasti myös yhtiön muuta toimintaa.

Tässä esityksessä lähtökohtana ei ole se, mistä asioista hallituksen jäsen voisi joutua korvausvastuuseen vaan tilinpäätökseen valmistautumiseen liittyviä asioita selvitellään olettaen, että hallituksen jäsenet haluavat muutoinkin pyrkiä edistämään työskentelyssään tehokkaasti yhtiönsä – ja samalla omaakin – etua.

Julkaisu käsittelee tilinpäätösasioita kolmesta eri näkökohdasta:

1. Hallituksen jäsenten on syytä pyrkiä paneutumaan tilinpäätöksen olennaisiin tietoihin, niiden oikeellisuuteen ja riittävyyteen. Vastaahan yhtiön hallitus yhdessä isännöitsijän kanssa tästä merkittävästä tietolähteestä.

Osuus sisältää pari esimerkkiä siitä, minkä tyyppisiin asioihin kannattaa kiinnittää erityistä huomiota.

On selvää, että asunto-osakeyhtiö- ja kirjanpitolain sekä verosäännösten tuntemus antaa hallituksen jäsenelle lisäeväitä tilinpäätöksen arvioimiseen. Lähtökohtana voidaan kuitenkin pitää, että tässä julkaisussa esitettävät tiedot auttavat varsin pitkälle varmistamaan asiallisen tilinpäätöksen tekoa ammattitaitoisen isännöitsijän ja kirjanpitäjän rinnalla.

2. Tilannetta tulee seurata tilinpäätökseen valmistautumista varten jatkuvasti eikä vasta tilikauden loputtua. Tilinpäätöskokoukseen valmistautuminen on syytä ymmärtää laaja-alaisesti. Muutoin unohtuu helposti tärkeitä asioita kun kiirekin painaa. Esimerkkejä tilinpäätöksen kannalta keskeisistä asioista ovat päätöksenteko kokouksissa ja talousarvio.

3. On luontevaa ja hyödyllistä käyttää tilinpäätökseen valmistautuessa toiminnasta järjestelmällisesti kerättyä tietoa hyväksi myös hallitustyöskentelyn, suunnittelun ja päätöksenteon tukena. Näin tilinpäätöksen laadinta tukee taloyhtiön huolellista ja tehokasta toimintaa varmistaessaan ettei käytännön työskentelyssä unohdu merkittäviä asioita.

Liiteosassa on lisäksi esitetty hieman tilinpäätössäännöstöön liittyvää tietoa ja lähteitä sekä muuta hallituksen toimintaan liittyvää.

Ohjeita ja esimerkkejä käytäntöön sovellettaessa on tärkeätä muistaa, että hallitustyön onnistumisen edellytyksen perusta on olennaisuuksiin keskittyminen – myös tilinpäätöstä käsiteltäessä.

- Tukea ammattilaisten – isännöitsijän ja kirjanpitäjän - työtä varmistamalla osaltaan ettei lopulliseen tilinpäätökseen jää virheestä tai unohduksesta johtuen sellaisia olennaisia vääriä tietoja tai puutteita joita on mahdollista havaita hallituksella olevien tietojen perusteella

- Tukea osakkaiden ja muiden tilinpäätöksen lukijoiden tiedonsaantia varmistamalla että tilinpäätöksen tuloslaskelman, taseen, talousarviovertailun tai muiden tietojen mahdollisesti herättämien kysymysten ja suoranaisten ongelmien johdosta annetaan selvitykset toimintakertomuksessa. Tilinpäätöspaketin ei ole tarkoitus vain herättää kysymyksiä vaan antaa myös vastauksia niihin – siis tietoa osakkaiden tulevaisuuttakin koskevalle päätöksenteolle.

Luotonnostopäätös
Toimintakertomuksen ja tuloslaskelman tietojen ristiriitaisuus
Poikkeustilanteiden selvittely toimintakertomuksessa
Yhtiön taloudellisen aseman selkiinnyttämiseksi hyödyllistä uutta tunnuslukutietoa osakkaiden avuksi
Puuttuvia olennaisia tapahtumia koskevia tietoja
Suuresta hankkeesta annettavat tiedot - myös hankkeen ollessa kesken ja jo ennen hankkeen käynnistämistä
Mahdolliset yhtiöjärjestyksen aiheuttamat osakkaiden yhdenvertaisen kohtelun kannalta keskeiset tulkinta-asiat
Talousarvion ja taseaseman suunnitellusta poikkeamisen syistä ja vaikutuksista annettavien tietojen tarve
Lisäksi on esimerkkejä tilanteista jossa tilinpäätökseen valmistautuduttaessa tehtyjen havaintojen avulla voidaan tukea yhtiön käytännön toiminnan tehokasta johtamista

Liiteosassa esitetään hallituksen muistiinpanolomake-esimerkki ja havainnollistetaan sen käyttöä eräin poiminnoin mahdollisista kommeteista. Lisäksi liitteenä on suppeita mm. toimintakertomusta ja suuren hankkeen verotusta koskevaa ohjeistuksia.

Sivun alkuun